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Verkartung
Hildegard Stöcken - Projektanfang |
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Bild: Archivbesuch im Dänemark Wie hat das gesamte Projekt begonnen: Ahnenforscherstammtisch
Flensburg November
2016 Betr:
Verkartungsunterlagen aus Handewitt und Bau von Frau Hildegard Stöcken Eines unserer aktivsten Mitglieder, die
leider verstorbene Frau Hildegard Stöcken, hat uns eine (schon von ihrem
Vater begonnene) umfangreiche handschriftliche Verkartung der Kirchspiele
Handewitt und Bau hinterlassen. Es handelt sich hier um etwa drei Regelmeter
beidseitig beschriebener DIN A4-Blätter in Ordnern und z.T. lose in Kartons.
Die Verkartungsblätter erhalten jeweils eine Familie, die Grundlage sind
somit immer die Ehedaten eines Paares. Die Vorderseite eines Verkartungsblattes
enthält die Ehedaten, wenn bekannt auch die Eltern der Eheleute, auf der
Rückseite sind die Kinder (manchmal auch Paten) eingetragen. Einige Karten
enthalten viele zusätzliche Angaben, andere sind kaum beschrieben. Grundlage: Frau Stöcken hatte einen großen Teil ihrer
Daten im Kopf und konnte erstaunlich schnell die richtigen Verkartungsblätter
finden und bearbeiten. Gerne hat uns Frau Stöcken genealogische Fragen
beantwortet und Ahnenauszüge für unsere eigenen Forschungen erstellt. Leider ist für uns Außenstehende die
Verkartung nur sehr eingeschränkt bis gar nicht nutzbar. Zwar sind die
allermeisten Karten alphabetisch geordnet, jedoch gibt es auch mehrere Ordner
mit Verkartungsdaten, die nicht eingeordnet sind. Erstaunlich, dass Frau
Stöcken trotzdem alles finden konnte. Eine Benutzung der jetzt vorhandenen
Papierverkartung ist nach meiner Meinung nahezu unmöglich. Zum einen ist die
Papiergüte in Teilbereichen so schlecht, dass schon ein Zerfall der Blätter
eingesetzt hat. Zusätzlich ist zu befürchten, dass bei einer manuellen
Benutzung der Blätter in ganz kurzer Zeit die alphabetische Ordnung verloren
geht und somit schon nach kurzer Benutzungszeit kaum noch ein erfolgreiches
Suchen und Finden möglich ist. Ein großer Nachteil der Verkartung ist
außerdem, dass die Sortierung nur nach den Ehemännern erfolgte. Das Suchen
nach einer Frau ist nicht möglich. Ich habe mir daher Gedanken gemacht, wie diese
Daten vernünftig gerettet und vielleicht auch einfacher und umfangreicher
nutzbar gemacht werden könnten. Da ich zur Zeit auch versuche, die
Flensburger Bevölkerung ab 1860 bis einschließlich der nicht geschützen
Standesamtsdaten zu erfassen, habe ich inzwischen viel Übung in der
Umwandlung von großen Datenmengen. Datensatz: In der Anlage liegt ein Musterdatenblatt
bei, die Bilddatei Han-A-00030.jpg. Die Daten dieses
Blattes sind auch in der oberste Zeile 2 (unter den Überschriften) jeweils
als Mustereingabe in der Excel-Datei enthalten. Ich habe für mich selbst eine
Probedatenerfassung vorgenommen. Dabei stellt sich heraus, dass der optimale
Mindestdatensatz jeweils die Daten der Eheleute und die Verknüpfung der Ehe
enthalten muss. Praktisch folgt daraus folgender Datensatz:
Heiratsdatum und –ort, jeweils Name und Vorname der Eheleute, Geburtsdatum
und Ort, eventuell noch Beruf und (nicht so wichtig) die Vornamen der Eltern. Bei diesem Datensatz ist weitgehend
sichergestellt, dass kaum Namen doppelt eingegeben werden und jede
Verkartungskarte somit auch den Eheleuten zugeordnet werden kann. Es ist dann
vorgesehen, die Exceleingaben in eine Gedcom-Datei zu übertragen und dann als
verlinkte html-Datei auszugeben. Die entsprechende Verkartungskarte kann bei
Aufruf einer Person mit angezeigt werden kann und somit alle Eintragungen der
Verkartungskarte von Frau Stöcken (Eltern, Kindern usw.) sichtbar sind. Es versteht sich von selbst, dass dann auch
die alphabetische Suche einfach ist und die Ehefrauen problemlos gesucht und
angezeigt werden können. Grundsätzlich würde ich die Datei so
aufbauen wie meine Adelby-Seite, jedoch nur in einer geschlossenen Benutzergruppe.
Zugang haben dann alle, die sich an der Erfassung der Daten beteiligen. Datenerfassung: Die Datenerfassung stelle ich mir
folgendermaßen vor: Ich werde eine Excel-Tabelle mit den
erforderlichen Datenfeldern erstellen. Die Eingaben werden zu Paketen von ca.
100 Verkartungsblättern (nur Vorderseite) aufgeteilt und an Teilnehmer der
Dateneingabe verteilt. Die Excel-Datei ist so vorbereitet, dass
der Name der Bilddatei (z.B. Han-A-00150) jeweils zu einer Eingabezeile paßt.
Nur so ist es später möglich, die Daten- und Bilddatei später
zusammenzuführen. In der Startphase stelle ich mir vor, nur
50 Datensätze herauszugeben, wobei ich als Muster die erste Zeile selbst
ausfüllen werde. Zusätzlich ist als Hilfe das Musterblatt als erste
Eingabezeile vorhanden. Ein Teilnehmer würde von mir eine Mail mit
der Excel-Tabelle erhalten und einen Link mit den Bilddateien zu runterladen. Bei dem Ausfüllen der Excel-Tabelle muß man
die Bilddatei auf dem Bildschirm anzeigen lassen. Sinnvoll ist es daher,
einen Rechner mit zwei Bildschirmen zu benutzen oder die Bilddateien auf
einem Laptop anzeigen zu lassen und die Excel-Tabelle auf einem Rechner zu
erstellen (oder umgekehrt). Alternativ kann sich jeder die Bilddateien
natürlich auch ausdrucken und dann abschreiben. Wenn ich eine Excel-Tabelle ausgefüllt
zurückerhalte (nur die Excel Tabelle, nicht die Bilddateien), stelle ich
alles zusammen und erzeuge die html-Datei zusammen mit den Bilddateien. Dabei
würde ich, wenn eine Buchstabe (z.B. alle Nachnamen mit A) die Datei jeweils
überprüfen (nur die Struktur, nicht die Eingaben), versuchen bei gleichen
Namen schon Verknüpfungen mit den Vätern herstellen und die Datei in der
geschlossenen Benutzergruppe für alle Teilnehmer zugänglich machen. Wenn ein Teilnehmer seine zugeschickte
Datei nicht ausfüllt, bleibt dieser Bereich natürlich vorläufig liegen!
Jedoch sind die Pakete eigentlich so klein, dass sich jeder zumindest das
zugesandte Paket ausfüllen kann. Es ist wohl logisch, dass mancher mehr und
andere weniger eintragen, jedoch sollten wir für jeden Teilnehmer dankbar
sein. Der Umfang der Angaben auf den
Verkartungsblättern ist sehr unterschiedlich. Es gibt Blätter mit extrem
vielen Angaben, oftmals sind aber auch nur die Namen ohne Daten angegeben. Nach einem Eingabetest braucht man für 100
Blätter nach der
Einarbeitungsphase ca. 3 Stunden. Ich finde durchaus, dass sich für diese
kurze Zeitspanne das Teilnehmen lohnt und keinen überfordert. Es sollten auch nicht nur Mitglieder aus
unserem Kreis die Daten bearbeiten, sondern es gibt sicher Außenstehende
(z.B. in Handewitt), die sich auch beteiligen können und wollen. Ganz überschlägig sind in Handewitt ca.
11.000 Karten vorhanden, in Bau knapp 5.000. Bei 20 Teilnehmern und 3 Runden
mit jeweils 100 Karten hätten wir also schon 6.000 Karten geschafft. Das muß
doch möglich sein! (nachträgliche Anmerkung: in der
Zwischenzeit sind ein paar tausend weitere Karten aufgetaucht!) Damit auch das Kirchspiel Bau bearbeitet
wird, sollten wir nicht zuerst nur Handewitt bearbeiten (und danach hat
keiner mehr Lust). Wer nur Bau eingeben möchte, kann auch nur diese Karten
bekommen. Wenn die ersten Daten und Karten für die
Teilnehmer sichtbar sind, hoffe ich auf Tabellen mit der Signatur der
Personen, die ich zusätzlich verknüpfen kann. So würde die Datei immer
umfangreicher und interessanter. Zusätzlich könnten Teilnehmer dann die
Kinder eingeben und mir als Gedcom-Datei zusenden, mit Angabe der Signatur
der Eltern. Eingaben in die
Exceltabelle: November
2016 Jede Bilddatei im jpg-Format eines
Familienblatt hat einen Namen mit einer Nummer. Es muss jeweils die
Eingabezeile und die Bildnummer zusammenpassen. In Spalte A ist der Name (z.B. HAN-A) in Spalte B die Nummer (z.B. 30) enthalten und von mir bereits vorgegeben.
Die erste Eintragungszeile ist als Musterzeile vorgegeben. Allgemein
gilt:
wenn keine Angaben vorhanden sind, bitte die Felder leer lassen. Bitte keine
Striche oder gar Leerzeichen eintragen. Auch Leerzeichen hinter der letzten
Namens- oder Ortseingabe bitte vermeiden. Bitte alle Namens- und
Ortseintragungen in Gross- und Kleinschreibung. Eingaben immer so eintragen,
dass alles plausiebel ist. Um die Eintragungen in den Spalten von
links nach rechts vornehmen zu können, gegebenfalls statt RETURN die Pfeiltaste
nach RECHTS verwenden. Die Eintragungen beginnen in Spalte C bis E
mit dem Heiratsdatum. Um ein Datum später in das Gedcom-Format
umsetzten zu können ist es erforderlich, jeweils den Tag, Monat und Jahr in
eine eigene Spalte zu schreiben. Zusätzlich müssen Tage und Monate mit nur
einer Ziffer (z.B. der fünfte eines Monats) mit einer führenden Null (0)
eingegeben werden, also hier mit 05. Der 3.5.1968
ist somit in Spalte C mit 03, in Spalte D
mit 05 und Spalte E mit 1968
einzutragen! Falls kein Datum bekannt ist kann auch ein
geschätztes Datum (z.B. ermittelt aus dem Geburtsdatum etc. angegeben werden.
Dann ist in Spalte F eine s einzutragen für „Schätzung“. Spalte G: Heiratsort (hier oftmals: Handewitt) Spalte H:
Nachname des Mannes Spalte I: Vorname des Mannes Spalte J:
Geschlecht (die Angabe ist zum erzeugen der Gedcom-Datei absolut
erforderlich, kann aber hier als Eingabe entfallen). m = Mann, f
= Frau, u = unbekannt Spalte K
bis O: Geburtsdatum und
–ort für den Mann, sinngemäß wie Heiratsdatum Spalte P
bisW: Eingaben für die
Frau (alles sinngemäß wie bei dem Mann) Spalte X:
auf Wunsch Bemerkungen als Text eingeben, gegebenenfalls zusätzliche Angaben
(wie z.B.: Name
z.T. unleserlich, Ehemann s. Chronik Handewitt S. 312, s.a. Bügerbuch
Flensburg Nr. 12345
usw.). Spalte Y:
Beruf des Mannes Spalte Z:
Beruf der Frau Die weiteren Spalten sind für die spätere
Bearbeitung vorgesehen, die ausgefüllt werden können (z.B. wenn das
Sternbedatum bekannt ist). In den Spalten AJ
und AK kann jeweils der
Vorname des Vaters angegeben werden. Das würde mir eine spätere Verküpfung
der Daten erleichtern! Es können zusätzliche Spalten angefügt
werden, ich werde dann versuchen, auch diese Angaben auszuwerten. Bitte nur bekannte Daten eintragen,
ansonsten die Felder leer lassen! Es ist sehr vorteilhaft, einen Computer mit
2 Bildschirmen zu verwenden oder sich die Bilddatei während der Eintragung
gesondert auf einem Laptop anzeigen zu lassen. Bestimmt wird am Anfang nicht
alles klappen; dann bitte um Nachricht und wir versuchen zu helfen oder
Änderungen vorzunehmen. Die Teilnehmer werden wahrscheinlich erst nach der
zwanzigsten Dateneingabe herausfinden, wie es richtig geht. Ich bitte daher
jeden Teilnehmer, mind. 20 Datensätze einzutragen bevor man eventuell
aufgibt. Möglich ist das ganze ohnehin nur, wenn sich möglichst viele (mind.
20 bis 30 Teilnehmer) beteiligen. Nach ausfüllen der Excel-Tabelle die Datei
(ohne Verkartungsbilder) bitte zurück an martensen@t-online.de Bitte dann auch angeben, wieviel Blätter
als nächstes bearbeitet werden können und ob bestimmte Anfangsbuchstaben
gewünscht sind. Für mich ist es erheblich einfacher, große Dateien zu
versenden (Mindestgröße 100 Blätter). HM |
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